ISO 9001の認証を取得している設計・製造会社では、設計変更の承認記録を保管することが求められます。多くの現場では、この記録をExcelや紙で管理していますが、監査のたびに記録を集めて整理する作業が発生します。図面管理ツールの監査ログ機能を使うと、この作業を大幅に削減できます。

ISO 9001が設計変更に求めること

ISO 9001の規格（JIS Q 9001:2015）の8.3.6項「設計・開発の変更」では、設計変更の内容、変更の承認者、変更が既存の製品・サービスに与える影響の評価を記録することが求められています。具体的な記録の形式は規格では定められていませんが、内部監査や外部審査で記録を提示できる状態にしておく必要があります。

監査ログで自動記録できること

Panel Vault9の監査ログモジュールは、全ユーザーの操作（図面のアップロード・閲覧・承認・差し戻し・削除）を日時・ユーザー名・IPアドレスとともに自動記録します。承認フローと組み合わせると、「誰が、いつ、どの版を承認したか」「差し戻しの理由は何か」が自動的に記録されます。これらの記録はCSV形式でエクスポートでき、監査資料として提出できます。

監査準備の実際の手順

内部監査の準備では、まず監査対象の期間と対象プロジェクトを絞り込み、その期間の承認記録と変更履歴をCSVでエクスポートします。エクスポートしたデータには、図面番号・版番号・承認者・承認日時・差し戻し理由が含まれています。これを監査資料としてそのまま提出するか、社内のフォーマットに合わせて整形して使います。

外部審査への対応

外部審査（第三者審査）では、審査員が設計変更の記録を実際に確認することがあります。Panel Vault9では、審査員に閲覧専用の期限付きリンクを発行することで、システムへのアカウント登録なしに記録を確認してもらえます。審査が終わったらリンクを無効化できるため、審査後のアクセス管理も簡単です。

ISO 9001の監査対応は、記録の自動化が最も効果的です。Panel Vault9の監査ログ機能はスタンダードプラン以上で使えます。詳しくはよくある質問をご覧ください。